Na het vaststellen van de beheersmaatregelen door de VGC-U is het de taak van de werkplekbeveiligers om deze maatregelen voor te bereiden zodat het uitvoerend personeel er buiten mee aan de slag kan. De werkplekbeveiliger ontwerp heeft als taak uit te zoeken welk gebied er buitendienstgesteld moet worden om de werkzaamheden veilig te kunnen uitvoeren. Daarbij houdt hij rekening met de voertuigen die er benodigd zijn om de werkzaamheden te voltooien.

Rail-wegvoertuigen worden meestal ingezet op overwegen waar de openbare weg het spoor kruist. Het is dan belangrijk dat de WB-O de buitendienststelling daarop afstemt. Zodra deze BD is goedgekeurd wordt er door ProRail een WBI uitgegeven waarin de afspraken worden vastgelegd over het gebied dat wordt onttrokken, de maatregelen die worden genomen en op welke tijden dat gebeurt. Als de WBI de status definitief krijgt begint de werkplekbeveiliger voorbereiding met het opstellen van de documenten die benodigd zijn om de werkzaamheden veilig uit te voeren. De opgestelde documenten worden verzameld door de werkplekbeveiliger uitvoering, ook voegt hij andere relevante informatie toe en zorgt hij voor de juiste (veiligheid)middelen om het werk veilig en goed te kunnen realiseren. Als dit allemaal compleet is wordt het gehele pakket overgedragen aan de veiligheidspersonen in de buitendienst, alle informatie wordt vroegtijdig schriftelijk verstrekt en waar nodig wordt er een mondelinge toelichting gegeven. Voor grote en complexe werken geldt dat er altijd een mondelinge instructie wordt georganiseerd waarbij; de VGC-U, WB-U en de veiligheidspersonen van buiten met een leidinggevende functie, aanwezig zijn.